המעבר לדיגיטל הוליד לא מעט פתרונות ויישומים ששינו את שיטות העבודה והאופן שבו אנו מרכזים ומנתחים נתונים. לא מעט תעשיות נהנות כיום מטכנולוגיות מתקדמות ותוכנות חדישות שמאפשרות להן לעבוד ביעילות רבה יותר ולהבטיח גם דיוק וגם חיסכון בזמן. אחת מהן היא תעשיית חשבי השכר בישראל.

חברת עוקץ מערכות נחשבת לחלוצה בפיתוח פתרונות טכנולוגיים מתקדמים, וממקדת את פעילותה בתחום ניהול השכר והנוכחות. מהות הפיתוחים היא לייעל את שיטות העבודה של חשבי השכר, לתת מענה לצרכים העולים מהשטח ולהפחית את מורכבות העבודה. עם תוכנת ‘עוקץ מערכות’ הצליחה החברה להגיע לרזולוציות הכי קטנות, ובכך ביססה עוד יותר את מעמדה ושינתה את הרגלי ושיטות העבודה בתחום.

מעבר לתוכנה המתקדמת והמהפכנית, עוקץ מערכות מעמידה לרשות המחזיקים בה שירות לקוחות ייעודי. מטרת השירות לספק מענה מקצועי מקיף וייחודי באמצעות נציגים מנוסים וברי ידע, המעניקים שירות אישי ואנושי בכל פנייה, יחד עם מגוון פתרונות טכנולוגיים נוספים  במספר תחומים, הכוללים ניהול נוכחות, עובדים, שכר ופנסיה. העובדה שרק בשנתיים האחרונות, תוכנת השכר טריו מבית עוקץ מערכות נרכשה על ידי מאות חשבי שכר ממגוון תחומים במשק ומחברות וארגונים בכל סדרי הגודל, היא ההוכחה לכך שעוקץ מערכות הביאה בשורה חדשה לענף.

השילוב של תוכנת השכר טריו מבית עוקץ מערכות ושירות לקוחות הוא המרכיב המשמעותי בהצלחה של עוקץ

אין ספק שעוקץ מערכות השכילה לשלב בין תוכנה חדשנית ומתקדמת לשירות לקוחות יוצא מגדר רגיל. החברה הציבה לעצמה רף גבוה, לפיו, יש לספק מענה מיידי ל- 90% מהפניות באופן מיידי. עד כה, לפי שנת 2023 ו- 3 הרבעונים החולפים של שנת 2024, החברה עומדת ביעד בהצלחה עם נתון מרעיש של מענה מיידי ל91.5% מהפניות. בימים מסוימים, הנתון הזה עמד על 92.9%, ובאשר לפניות שהוגדרו כ”לא דחופות” הנתונים מרעישים אף יותר, ועומדים על 97.1% של פניות שנענו תוך 4 שעות בלבד.

ניכר כי הרף שעוקץ מערכות הציבה גבוה. עם החזון ליצור מציאות חדשה, שבה זרימת העבודה נשמרת, ניכר כי לא חסכו במאמצים, משאבים והכשרות מקיפות שמטרתם להבטיח מענה מקצועי לכל פנייה או שאלה של חשבי שכר העובדים עם תוכנת השכר טריו מבית עוקץ מערכות. אחד הפרמטרים שמוכיחים זאת הוא העובדה שחלה ירידה דרמטית בפניות שמצריכות מענה של מנהלים בכירים.

אבל כיאה לחברה חדשנית שלא מורידה את הרגל מהגז, עוקץ מערכות כבר הציבה יעדים מרשימים לשנת 2025. העיקרי שבהם הוא סגירת פניות באופן מהיר ויעיל יותר.

עוקץ מערכות לא מוותרת על המענה האנושי בעידן הדיגיטלי

בעוד חברות אחרות מעמידות לרשות לקוחותיהם בוטים למענה על שאלות נפוצות ותקלות, בעוקץ מערכות לא מוותרים על המענה האנושי. לדברי חיים מולכו, מנכ”ל “עוקץ מערכות”, האג’נדה שעומדת מאחורי ההחלטה היא לטפח קשר אישי עמוק יותר עם הלקוחות, להבין טוב יותר את האתגרים העולים מהשטח ולהתמודד עם פניות בשיטות יצירתיות ומותאמות אישית.

בשל ההחלטה הזו, עוקץ מערכות הרחיבה את מחלקת שירות הלקוחות שלה, מגמה הפוכה לזו שאנו עדים לה בשנים האחרונות בחברות מתחרות. לא מדובר רק בהגדרה שנאמרת מן השפה ולחוץ. רק בשנתיים האחרונות עוקץ מערכות גייסה 9 נציגים מקצועיים חדשים למחלקת שירות לקוחות, אותם בחרה בקפידה על סמך ניסיונם בתחום חשבות ומערכות שכר. נכון להיום, מחלקת שירות הלקוחות של עוקץ מערכות מונה 20 נציגים בפריסה ארצית.

נציגי המחלקה הוסמכו והוכשרו לתת מענה יעיל. מאמצי החברה ניכרים בצמצום זמני השיחות שעומדות נכון לעת כתיבת שורות אלו על ממוצע של 3.2 דקות. זה מעיד על המשקל שעוקץ מערכות מייחסת לשירות הלקוחות וחוויית הלקוח שהיא שואפת לתת, מה שהוביל אותה לגייס מנהלת קשרי לקוחות, אשר תפקידה ליישם את האסטרטגיות החדשות, לספק פתרונות יצירתיים, לבצע התאמות של מחלקת שירות הלקוחות לתנאים הדינמיים בשוק  ולייעל את תהליכי השירות.

המטרה היא להקל על מלאכתם המורכבת של חשבי השכר

ניכר כי עוקץ מערכות מבינה את מלאכתם של חשבי השכר על כל מורכבותה. עם רקורד מוכח של עשרות שנים בפיתוח ואספקת פתרונות טכנולוגיים, הצליחה עוקץ מערכות לזהות צרכים ייחודיים ולתת להם מענה אופטימלי ייחודי. החברה שמה לעצמה מטרה, לספק תוכנות חדשניות תוך מיקוד במניעה של תקלות, שמירה על זרימת עבודה ומענה יעיל, מהיר  ומקצועי לכל פנייה.

במקביל, חברת הבת של עוקץ מערכות, מכללת טסטמי, מציעה מאז שנת 2005 מערך מקצועי מקיף של הכשרות, השתלמויות וקורסים לחשבי שכר, רו”ח, מנהלי כספים, מעסיקים ומנהלי משאבי אנוש. המסגרת המקצועית הזו, יחד עם פיתוחים חדשניים ושירות לקוחות איכותי יוצרים עבור העוסקים בתחומים אלו מעטפת אידיאלית שמאפשרת יעילות, חיסכון והתפתחות מקצועית.